Sinnvolle Einteilungen

Was möchte ich euch mit dieser Überschrift mitteilen?

Ganz einfach: Manchmal ist es sinnvoll, wenn man gewisse Dinge durch organisiert und einfach mal eine Struktur in alles rein bringt.

In unserem Fall hieß das: Büro aufräumen und Geburtstage planen.

Es war mal wieder an der Zeit, dass wir unsere Räumlichkeiten umgestalten, damit wir den ganzen Raum effektiv nutzen können. Bisher war das nicht ganz der Fall und daher haben wir zwei Tage aufräumen und umbauen in unserem Kalender stehen gehabt. Dazu sind wir als erstes durch den Raum gegangen und haben alles an Müll entsorgt, was so rumlag. Auch die Kabelsalate unter unseren Tischen mussten mal wieder in Ordnung gebracht werden. Diese habe ich mit Kabelbinder ordentlich zusammen gebunden und versucht aus dem Fußraum der einzelnen Personen zu räumen, damit diese nicht an den Kabeln der ihnen gegenüber sitzenden Person ziehen und diese dadurch vom Arbeiten abhält.

Ebenfalls geplant werden mussten die Geburtstage. Naja wirklich geplant werde musste eher, wann wer Geburtstag hat, damit man demjenigen etwas kaufen kann. Bisher haben sich manche ein bisschen vernachlässigt gefühlt und deswegen gibt es jetzt einen Plan, den ich verwalte und bei dem ich mich darum kümmer, dass rechtzeitig das Geschenk besorgt wird. So kommt niemand zu kurz und alle bekommen in etwa das gleiche. Das natürlich die Jungs was anderes bekommen als die Mädels ist aber wahrscheinlich auch jedem klar, denn die Männer können mit Deko oder Blumen leider nichts anfangen. ^^

Büroorganisation

Heute verlief mein Tag sehr ruhig. Es gibt nicht viel darüber zu berichten, aber ich versuche es so ausführlich wie möglich zu gestalten.

Als ich heute in die Schule kam, haben ich angefangen Bewerbungen zu schreiben, bzw. erst mal nach Betrieben zu suchen und dann mit diesen zu telefonieren. Nachdem ich dann alle Informationen zusammen hatte, habe ich die Bewerbungsunterlagen fertig gemacht und in die Verwaltung gebracht, damit sie verschickt werden konnten. Danach habe ich mich mit Frau Degen zusammen gesetzt und wir haben uns über die Berufe Mediengestalterin und Informatikkauffrau unterhalten. Dabei haben wir festgestellt, dass mir der Beruf der Informatikkauffrau mehr liegt. Allerdings bin ich auch nicht abgeneigt ein paar kreative Aufgaben der Mediengestalterin auszuprobieren.

Am Nachmittag habe ich mich dann wieder dem Büroorganisationsprogramm gewidmet. Dabei ging es um die richtige Terminplanung und das Zeitmanagement, sowie die Protokollführung. Bei der Terminplanung gab es unter anderem eine Aufgabe bei der man für 3 Kollegen den Urlaub planen sollte, wobei einer der Kollegen 2 Kinder hatte und im Sommer 3 Wochen am Stück in den Ferien bekommen sollte. Das fiel mir nicht schwer, aber es ist immer einfacher, wenn man das nicht für erfundene Figuren macht, sondern wie wir es bereits in unserem Bereich Anfang des Jahren gemacht haben, dies dann direkt mit allen beteiligten abzusprechen und zu planen. Beim Zeitmanagement ging es darum, dass man sich für gewisse Aufgaben einen Plan erstellen soll. Dieser kann täglich oder wöchentlich neu gemacht werden und sollte gut strukturiert sein, damit man die Aufgaben auch tatsächlich in der dort angegebenen Zeit schaffen kann. Dabei sollte man auch darauf achten, dass man sich ausreichend Pufferzeiten einrichtet.

Schule

Seit dieser Woche habe ich auch Mittwochs Schule. Das wird nicht für immer so sein. Das geht nur ein paar Wochen so.

Es gibt zwei Gründe, weshalb ich jetzt auch Mittwochs noch zur Schule gehen. Der erste ist, weil das Arbeitsamt sehen will, dass ich mich auch noch anderweitig bewerbe und der zweite ist ein zusätzlicher Kurs, den ich noch besuchen soll.

Dieser Kurs nennt sich Büroorganisation. Darin soll ich mir die wichtigsten Grundlagen für die Arbeit im Büro selbst erarbeiten und im Anschluss mit Frau Degen noch einmal durchgehen und besprechen. Dann sieht man, an welchen Stellen ich noch etwas nacharbeiten muss und an welchen alles gut ist.

Angefangen hat der Kurs damit, dass es um den Arbeitsplatz ging. Wie man Gesundheitsschäden vorbeugt und welches Büroklima herrschen sollte. Den Gesundheitsschäden beugt man am besten vor, wenn man sich gelegentlich mal bewegt. Immer die gleiche Haltung kann zu dauerhaften Schäden am Rücken führen. Für das Klima ist wichtig zu beachten, dass die Temperatur im Raum zwischen 21° und 22° betragen solle, das Licht zwischen 300 und 500 Lux (1 Lux = 1 lm/m²), der Lärm sollte 50 dB nicht überschreiten, die Luftfeuchtigkeit solle 40 – 65 % betragen und der Sauerstoffgehalt solle 21 % betragen.

Weiter ging es damit, wie man richtig kopiert und was man dabei vermeiden sollte. Man soll darauf achte, dass man im richtigen Format kopiert, dass man das richtige Papier benutzt und dann man keine unnötigen Kopien macht. Außerdem ging es noch um die Buchstabiertafel. Diese habe ich mir dann auch ausgedruckt, damit ich diese immer griffbereit habe, falls ich sie mal brauchen sollte. Zusätzlich ging es noch um den Posteingang und –ausgang und wie man dabei verfahren muss. Außerdem wurden die Ordner und Ablagemöglichkeiten angesprochen und wie man Ablage macht. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten zu sortieren. Die häufigste ist alphabetisch, wobei man auch dort wieder unterschiedlich sortieren kann, indem man entweder nach Namen oder nach Orten sortiert. Eine andere Möglichkeit ist die numerische Sortierung bei der nach Zahlen sortiert wird. Allerdings kann man auch alphabetisch und numerisch zusammen sortieren, wie es zum Beispiel in Lagern gemacht wird, wenn man einen Regalplatz angeben will. (Bsp: A 5 C 10)

Ich bin gespannt, was ich nächste Woche noch alles lernen werde und freue mich auf die folgenden Wochen.