DocCheck Mail und Newsletter

Heute möchte ich euch ein bisschen was zu zwei unserer Kundeninformationsmailings erzählen.

Die DocCheck Mail war bisher noch Hauptaufgabe von meinem Kollegen Patrick, aber er sollte diese Aufgabe auf mich und Nina (unsere Grafikerin) verteilen, damit er sich mit anderen wichtigen Aufgaben befassen kann. Er hat einen Marketing-Plan für uns erstellt, damit wir einen Überblick darüber haben, was wann gemacht werden sollte und wie viel Pufferzeit wir hätten, falls es nicht auf Anhieb klappt. Als erstes muss geschaut werden, was das Thema der Mail ist. In der Regel orientiert man sich ein bisschen an Feiertagen, damit man ein Konzept hat, an das man sich halten kann. Es kann allerdings auch mal sein, dass wir einfach nur unseren Kunden etwas Gutes tun möchten und eine Aktion in der Mail bewerben. Wenn das Thema steht, kann sich die Grafik darauf konzentrieren einen Header für die Mail zu erstellen. Danach werden die jeweiligen Produkte oder Aktionen in die Mail eingefügt, die beworben werden sollen.

Im DocCheck Newsletter sind Berichte abgedruckt und wir können noch eins unserer Produkte oder eine Aktion daneben bewerben. Die Berichte sind auch immer recht interessant und informativ, weshalb es sich wirklich lohnt den Newsletter zu abonnieren und immer mal wieder rein zu schauen. Gelegentlich sind auch recht witzige Berichte dabei. Für den Newsletter muss ich auch immer wieder Auswertungen der Vorgänger machen, um zu schauen, wie welche Artikel oder Aktionen ankamen und was wir eventuell in einem anderen Newsletter noch einmal verwenden können.

Bmed

Heute hatten mein Kollege Björn und ich eine Schulung in unserem Bmed Programm. Bmed wird von uns zur Kunden- und Produktverwaltung genutzt. Dort werden unsere Kunden neu angelegt, oder die Bestellungen für die Kunden erfasst. Von dort aus werden auch Lieferschein und Rechnung gedruckt, mit denen dann unsere Logistik weiter arbeitet, um ein Paket zu packen und zu verschicken.

In Bmed legen wir auch unsere Produkte an. Damit können wir verwalten, wie viele Produkte noch auf Lager ist und können dies sofort sehen. Außerdem ist sofort für jeden ersichtlich, wie viel ein Artikel kostet und wo wir diesen bestellen, sollte der Vorrat zur Neige gehen.

Unsere Schulung bezog sich nun auf das Anlegen von neuen Kunden und Erfassen von Aufträgen. Dabei gibt es recht viel zu beachten. Wir müssen auf die einheitliche Schreibweise achten. Es muss immer geschaut werden, dass der gleiche Suchbegriff (also zum Beispiel der Nachname) angegeben wird oder die Postleitzahl, damit jeder den Kunden anhand dieser Informationen finden kann. Außerdem gibt es viele Kürzel, die man lernen sollte, damit man sich an manchen Stellen (zum Beispiel bei der Zahlungsart) nicht durch das ganze Programm suchen muss. Ebenso ist es auch bei der Auftragserfassung. Wenn man die Artikelnummern nicht kennt, sucht man doch schon recht lange nach dem Produkt und manchmal kann man es nicht genau finden, weil es mehrere Produkte mit ähnlichem Beschreibungstext gibt.

Wir konnten bei der Schulung leider nicht alles gezeigt bekommen, weil das Programm sehr umfangreich ist und man nur durch tägliche Arbeit mit dem Programm alles lernen kann. Dafür nutzen wir in unserem Bereich allerdings das Programm zu selten. Die Auftragserfassung ist natürlich jeden Tag damit beschäftigt.

Bewertungsmails

Unsere Kunden erhalten nach einem gewissen Zeitraum nach jeder Bestellung eine eMail von uns, in der sie aufgefordert werden unseren Shop zu bewerten. Die Kunden können dabei zwischen den Noten 1 (für sehr gut), 2 (für gut), 3 (für befriedigend) und 4 (für schlecht) wählen. Dabei wird in verschiedenen Kategorien abgestimmt. Zum Beispiel können die Kunden unseren Service, die Lieferzeit und die Produkte bewerten.

Die Bewertungsmails kommen dann zu uns in ein speziell dafür eingerichtetes Postfach und werden jeden Tag durch gesehen. Dabei achten wir darauf, wie die Kunden bewertet haben und ob sie uns noch einen Kommentar hinterlassen haben. Die Angaben der Noten werden von mir dann nochmal in einer separaten Auswertung erfasst. Dort können wir sehen, wie die Entwicklung von statten gegangen ist und wann es eventuell mal einen Durchhänger gab. Die einzelnen Werte lassen uns dann auch immer darauf schließen, was zu diesem Zeitpunkt war. Dafür benötigen wir fast nicht die Angabe des Datums, denn es ist für uns ersichtlich, wenn zum Beispiel Weihnachten war oder ob es Mitten im Jahr ist. Die Zahlen lassen sofort darauf schließen.

Die eMails, die von unseren Kunden eingehen, müssen zum Teil auch beantwortet werden. Dies ist meine Aufgabe und ich schaue mir immer noch einmal die Karteikarte der Kunden an, bevor ich ihnen antworte. Dadurch versuche ich bereits von Anfang an auszuschließen, dass sich der Kunde missverstanden fühlt, weil ihm jemand antwortet, der keine Ahnung davon hat, was bereits vorher geschrieben wurde.

Marktsituationen

In BWL nehmen wir gerade das Thema Marktsituationen durch. Dabei haben wir uns zum einen die Marktsituation an der Börse angeschaut und folgende Fragen beantwortet:

Frage: Wie beurteilen Sie die Aussage “Käufer an der Börse handeln ausschließlich nach dem ökonomischen Prinzip?”
Antwort: Die Käufer möchten so viel wie möglich für so wenig Geld wie möglich.

Frage: Wie beurteilen Sie das Gut “Aktie” einer bestimmten Firma bezüglich der Unterscheidbarkeit?
Antwort: Die Ausgestaltung der Aktien von einer Firma ist identisch.

Frage: Inwiefern ist es den Marktteilnehmern möglich alle nötigen Informationen bezüglich Preis, Art und Qualität des Gutes zu erhalten?
Antwort: Indem sie die Informationen auf Übersichtstafeln, im Internet oder in Wirtschaftsnachrichten nachlesen.

Zusätzlich haben wir uns noch die Marktsituation bei Cafés und Bars angeschaut und folgende Fragen beantwortet:

Frage: Inwiefern ist es den Marktteilnehmern möglich alle nötigen Informationen bezüglich Preis, Art und Qualität des Gutes zu erhalten?
Antwort: Es ist ziemlich aufwendig. Es ist schwierig sich alle notwendigen Informationen zu beschaffen, auf Grund der Menge an Cafés.

Frage: Begründen Sie die Aussage “Milchkaffee ist nicht gleich Milchkaffee!” Worin unterscheidet sich dieses Gut?
Antwort: Zu viel Kaffee, zu wenig Milch oder umgekehrt.

Frage: Unter welchen Aspekten ist es möglich auszuwählen, wo ein Milchkaffee getrunken wird?
Antwort: Unter dem Aspekt von Preis und Leistung wird der Kunde entscheiden, wo er seinen Milchkaffee trinkt.

Frage: Wie stellt sich die Preissituation dar und wie beurteilen Sie diese?
Antwort: Namhafte Unternehmen verkaufen Ihre Produkte teurer, weil schon der Name eine höhere Qualität bieten soll. Daher kaufen die Kunden dort.

Abschließend ist dazu zu sagen, dass wir festgestellt haben, dass das Produkt Milchkaffee ein Beispiel für einen unvollkommenen Markt (unterschiedliche Preise) ist und die Börse ein Beispiel für einen vollkommenen Markt (es gibt nur einen einheitlichen Preis).

Backend/Google

Eine neue Aufgabe, die ich erhalten habe, ist die Überprüfung der Bestellungen und Umsätze. Dabei vergleiche ich, ob die Umsätze, die unser Shop-Backend angibt mit denen, die uns Google Analytics angibt übereinstimmen. Damit möchten wir schauen, ob die Daten alle korrekt sind, oder ob wir daran noch etwas überprüfen und vielleicht auch ändern müssen.

Um die Auswertung zu machen, muss ich erst einmal Excel öffnen. Dort lege ich mir dann eine Tabelle an, bei der ich eine Spalte für Datum, eine für Umsatz Backend, eine für Anzahl der Bestellungen Backend, eine für Umsatz Google und eine für Anzahl der Bestellungen Google anlege.

Beim Datum sollte ich schauen, dass ich von jedem Monat zwei Daten vergleiche. Nachdem ich die Liste erstellt habe, gehe ich in unser Backend und schaue nach den Bestellungen und Umsätzen der jeweiligen Daten. Das gleiche mache ich im Anschluss auch noch bei Google Analytics. Wenn ich dann alle Werte habe, kann ich diese vergleichen und einen Prozentsatz angeben, damit noch einmal verdeutlicht wird, wie stark der Unterschied zwischen den einzelnen Angaben ist.

Das ist auch schon die ganze Auswertung. Ich weiß, es ist nicht allzu viel und nicht allzu spannend, aber diese Aufgaben müssen eben auch gemacht werden.

Kreatives Schreiben Teil 2

Nachdem ich euch nun gestern den Text geschrieben habe, den wir gelesen haben, will ich euch heute schreiben, wie ich den Text fortgeführt habe, denn genau das war unsere Aufgabe. Vielleicht konntet ihr, nachdem ihr den Text gelesen habt euch auch schon ein Bild davon machen, wie es weiter gehen könnte. Hier kommt nun meine Version vom Schluss:

Wie Lothar nicht anders erwartet hatte, hatte er die Aufmerksamkeit der beiden Frauen auf sich gezogen. Allerdings galt die Aufmerksamkeit nicht seiner Person, wie er feststellen musste. Die Frauen begannen lauthals zu lachen und die anderen Gäste stimmten freudig mit ein.
Was war hier los? Er hatte nicht beabsichtig, dass über ihn gelacht wird.
Plötzlich stand eine der beiden Frauen auf und kam mit ihrem Getränk in der Hand auf ihn zu. “Hey Cowboy, wenn du das nächste Mal auf deinen Barhocker aufsitzt, zieh dir eine weitere Hose an.” Sie nahm ihr Glas und schüttete es über Lothars Kopf aus.
Lothars Blick glitt an ihm herunter, wodurch er den Barhocker zum Kippen brachte und er plumpste auf seinen Hintern.
Blamiert bis auf die Knochen lief Lothar zum Ausgang und verschwand aus der Kneipe.

So, das war also nun meine Idee für den Schluss der Kurzgeschichte. Was natürlich immer wichtig ist, wenn man eine Geschichte fortsetzt, ist darauf zu achten, dass man den gleichen Stil und auch die gleiche Zeit benutzt, in der geschrieben wurde. Ich hoffe, dass mir das gelungen ist.

Ich bin für jegliche Art an Kritik offen, denn ich schreibe auch privat gerne mal ein paar Geschichten. Also, wenn euch die Geschichte Spaß gemacht hat, dann könnt ihr auch mal euer Glück versuchen und einfach mal ein anderes Ende schreiben. Was denkt ihr, was passieren würde?

Kreatives Schreiben Teil 1

In Deutsch haben wir das Thema Kreatives Schreiben angefangen. Dazu haben wir folgende Geschichte gelesen:

Callboy von Michael Benzing

Lothar betrat die kleine Vorstadt-Pizzeria. Er wusste, dass alle Blicke auf ihn gerichtet waren. Lothar war klein und schmächtig, gelegentliches Bodybuilding konnte auch keine Wunder wirken. Das, was dem Betrachter ins Auge sprang, war ein mächtiger Schnurrbart. Zusammen mit den Westernstiefeln, die zu allem Überfluss mit allerlei Aufsteckblech versehen waren – ähnlich den Heckspoilern einer untermotorisierten Autos –, drängte sich dem Durchschnitts-Pizzeria-Gast der Eindruck auf: Hier handelt es sich um einen gestiefelten Kater.
Mafioso im Einsatz, an das dachte Lothar ganz fest, als er aufreizend langsam durchs Lokal schritt. Ich bin der Boss, unter meiner Achsel drückt das Pistolenhalfter, der Lauf meiner großkalibrigen Pistole drückt mir auf die Rippen. Ich bin ich und alle Glotzer in dieser abgewrackten Kneipe können mich mal!
Ich suche mir jetzt einen gottverdammten Platz, ganz cool Baby, ganz cool, mit Aussicht auf den Parkplatz und die Ladys in der Ecke.
Lothar aß mechanisch seine Pasta und überlegte angestrengt, wie er die Aufmerksamkeit der beiden Frauen erwecken könnte. Wie es der Zufall so wollte, klingelte ein Handy – sein Handy. Eine der beiden Frauen drehte sich um, mit einem Gesichtsausdruck, der Überdruss signalisieren sollte. Lothar wusste, dass er gewonnen hatte, er fingerte das taschenrechnergroße Utensil aus der Jackeninnentasche, klappte es auseinander und ignorierte die beiden Frauen für einen Moment.
”Kretze”, Lothar meldete sich leicht gereizt.
Es meldete sich seine Mutter, bei der er trotz seiner 35 Jahre noch immer wohnte. “Bist du schon wieder in dieser Spelunke?” Lothar antwortete beflissen: “Tja, gnädige Frau, immer im Dienst, immer auf Achse.”
”Red keinen Quatsch, ich hab Königsberger Klopse.”
Lothar sprang dynamisch vom Esstisch auf und stolzierte in Richtung Theke.
”Diese Kollektion ist ein echter Klops”, sagte er flapsig-neureich, “die muss ich haben.”
”Komm sofort rüber, sonst verkochen die mir noch.”
Lothar triumphierte, nur er wusste, welches Theater hier gespielt wurde, die Kulisse und der Dialog waren perfekt.
”Oh ja, gut Ding will Weile haben, aber der Erfolg wird uns Recht geben.”
Beim letzten Teil des Satzes saß Lothar rittlings auf dem Barhocker, seine Stimme konnte bis in den letzten Winkel des Lokals gehört werden.

Reisekosten und Babinski

Heute war es meine Aufgabe unsere Reisekosten zu erfassen. Warum wir das machen müssen? Das werde ich euch jetzt erzählen.

Wir von eCommerce-Bereich der Firma DocCheck sind manchmal unterwegs bei Veranstaltungen wie der Cebit oder ein paar von uns müssen nach Köln fahren, wo unser Hauptsitz ist. Damit wir das machen können, bekommen wir einen gewissen Betrag als Budget bezahlt. Diesen sollen wir natürlich auch nicht überschreiten und damit uns das nicht passier, werden die Ausgaben alle fein säuberlich aufgelistet und addiert. Daran sehen wir dann, ob wir in einem Jahr nochmal Veranstaltungen besuchen können oder ob wir das Limit bereits erreicht haben.

Zusätzlich schaut auch unser Ausbilder selbst immer mal wieder in die Reisekosten, damit er nicht bereits im Voraus irgendwas für uns plant, was dann doch nicht mehr machbar ist. Bisher hat das immer gut geklappt und das wird es mit Sicherheit auch weiterhin.

Heute war ich nicht nur mit den Reisekosten beschäftigt, sondern ich habe mich auch ein bisschen um Babinski gekümmert. Babinski ist ein Online-Fachhandel, für den wir die Ware verschicken. Außerdem kümmern wir uns auch noch darum, die Kundenanfragen für Babinski zu beantworten und Auswertungen aufzustellen, falls sie wichtige Daten von uns benötigen, an die sie selbst nicht rankommen.

Und das wars auch schon wieder für heute.

Shopbewertungen

Heute erzähle ich euch ein bisschen was zu einer anderen Auswertung, die ich immer wieder (eigentlich wöchentlich) erledigen muss. Eigentlich wöchentlich deshalb, weil ich auf Grund meiner Schule alle zwei Wochen Freitags nicht im Büro bin und daher am vorgesehenen Tag die Auswertung nicht machen kann.

Aber das ist alles nicht schlimm, denn ich muss einfach nur schauen, dass zum Ende des Monats die Auswertung fertig ist. Und das ist in der Regel kein Problem, beziehungsweise, es ist auch möglich eine Woche später erst die Auswertung fertig zu machen, da ich einen kleinen Spielraum dafür habe.

Die Shopbewertungen diesen uns dazu zu sehen, wie zufrieden die Kunden mit unserem Shop sind. Je nachdem sehen wir auch, woran wir noch arbeiten müssen und was den Kunden jetzt schon gut gefällt. Ebenfalls hierzu erhalten wir auch von den Kunden eMails, in denen Sie uns neben den Noten für die einzelnen Kategorien auch noch eine Mitteilung hinterlassen können.

Diese eMails lesen wir uns durch und schauen, was uns die Kunden im positiven oder negativen Sinne mitzuteilen haben und was wir ändern müssen, damit dies nicht mehr der Fall ist. Dafür nehme ich mir jeden Tag eine Stunde Zeit und versuche auf alles einzugehen.

Die Anzahl der Mitteilungen ist für uns auch interessant. Daran können wir erkennen, ob es den Kunden wichtig ist uns zu bewerten oder ob sie dies einfach nur machen, weil wir ihnen eine Aufforderungsmail zur Bewertung zukommen lassen.

FAQs

Ein neuer Monat, eine neue Aufgabe.

Bald gibt es eine kleine Neuerung für unsere Kunden und dafür war ich heute zuständig. Gemeinsam mit dem Support haben wir uns überlegt, welche Fragen am häufigsten von den Kunden gestellt werden und was wir den Kunden darauf antworten würden. Natürlich gibt es recht selten Standardantworten wie z.B. bei Studentenbescheinigungen, aber trotzdem haben wir geschaut, dass wir die Fragen so beantworten, dass es den Kunden weiter hilft, ohne dass sie unseren Kundensupport kontaktieren müssen.

Natürlich ist das Ganze bisher noch nicht ganz fertig, weshalb unsere Kunden dieses Feature leider noch nicht nutzen können, aber bald wird es soweit sein.

Dadurch versuchen wir unseren Support ein bisschen zu entlasten, der immer wieder ähnliche Fragen zu beantworten hat, die wir über dieses Tool leicht beantworten können. Die Kunden können dann ein Schlagwort in die Suche eingeben und es werden alle Fragen angezeigt, die zu diesem Schlagwort passen. Sollte der Kunde hier keine Hilfe finden, kann er sich per eMail an uns wenden und der Support kümmert sich um das Anliegen des Kunden.

Momentan haben wir rund 20 Fragen und Antworten zusammen gesammelt. Wir schauen aber weiterhin noch jeden Tag danach, ob nicht doch noch ein paar Fragen dazukommen müssten.