Prozesse – Teil 3

So, in den letzten zwei Tagen habe ich euch bereits über Prozesse berichtet. Heute möchte ich gerne noch etwas näher darauf eingehen.

Manchmal gibt es bei Tätigkeiten den Fall, dass man verschiedene Möglichkeiten hat diese zu lösen. Als Beispiel:

Fahrrad im Lager suchen –> Fahrrad nicht gefunden

oder

Fahrrad im Lager suchen –> Fahrrad gefunden

Für diesen Fall wurden Symbole eingefügt. Diese Symbole stehen in unserem Beispiel für ein entweder oder auch XOR genannt. Es gibt diese Symbole auch als ODER und als UND.

Um das Ganze jetzt perfekt und wasserdicht zu machen, müssen noch zwei Dinge in unsere grafische Darstellung aufgenommen werden:

- Es muss deutlich werden, welcher Arbeitsplatz (= Organisationseinheit) für welche Funktion zuständig ist
- Daten und Informationen, die genutzt werden (z.B. die Aufträge) oder die man verändert (z.B. Lagerbuch) müssen dargestellt werden (= Informationsobjekte)

Wir müssen uns an folgende Regeln zur Abbildung eines Geschäftsprozesses halten:

Allgemeine Regeln
- Alle Ereignisse, Funktionen und Konnektoren müssen über Linien miteinander verbunden sein
- Ein Prozess beginnt und endet immer mit einem Ereignis

Ereignisse
- Ereignisse dürfen nicht direkt miteinander verbunden sein
- Ein Ereignis hat nur einen Eingangs- und einen Ausgangspfeil
- Ein Ereignis folgt und/oder geht einer Funktion voraus

Funktionen
- Funktionen dürfen nicht direkt miteinander verbunden sein
- Eine Funktion hat nur einen Eingangs- und einen Ausgangspfeil
- Eine Funktion folgt und/oder geht einem Ereignis voraus

Konnektoren
- ODER- bzw. XOR-Konnektoren dürfen nicht einem Ereignis folgen

Informationsobjekte
- Informationsobjekte werden ausschließlich an Funktionen geknüpft

Organisationseinheiten
- Organisationseinheiten werden Funktionen zugeordnet
- Organisationseinheiten beschreiben Stellen, keine Mitarbeiter

Prozesse – Teil 2

Wie gestern bereits von mir geschrieben haben wir uns in BWL um Prozesse gekümmert. Heute möchte ich an der Stelle weiter machen, an der ich gestern aufgehört habe.

Nachdem wir den Text gelesen haben, haben wir uns gemeinsam überlegt, was in dem Gespräch alles schief gelaufen ist. Als aller erstes sind wir darauf gekommen, dass Marco sich die Angaben von Frau Napp hätte notieren sollen. Im weiteren Verlauf kann man den Text Punkt für Punkt durchgehen und sieht dann, an welchen Stellen die Fehler lagen. Zum einen hat Frau Napp Marco nicht gesagt, dass er seine Arbeitszeit erfassen soll und welche Ersatzteile er in welches Fahrrad eingebaut hat, hat er auch nicht notiert, weil man es ihm nicht gesagt hat. Desweiteren sieht man, dass Marco zu viel Arbeit gemacht hat, indem er die Bremsen geölt hat. Dies wiederum müsste man dem Kunden in Rechnung stellen, was man nicht machen kann, wenn der Kunde dies nicht wünscht. Außerdem hat er das Lagerbuch mit verschmierten Fingern angefasst, obwohl ihm Frau Napp erklärt hat, dass es im Büro bleiben soll, damit es nicht dreckig wird. Damit ist dann natürlich nicht nur der Dreck in der Werkstatt gemeint, sondern auch der Dreck, den man nach der Arbeit in der Werkstatt an den Händen hat, wie in diesem Fall das Öl. Außerdem hat Marco noch vergessen die Bremsen festzuschrauben, was ein wichtiger Punkt seiner Aufgaben war.

Im folgenden haben wir einen Prozess erstellt, in dem alle Punkte Schritt für Schritt aufgezeigt werden, damit Fehler wie eine ungünstige Reihenfolge des Arbeitsablaufes und das auslassen nötiger Tätigkeiten ausgeschlossen werden.

Auftrag erfassen –> Fahrrad im Lager suchen –> Fahrrad in die Werkstatt bringen –> Fehler laut Auftrag ermitteln –> defekte Teile ausbauen –> defektes Teil identifizieren –> im Lager Teil entnehmen & ins Lagerbuch eintragen –> Einbau durchführen –> Reparaturzeit und Teile im Auftrag vermerken –> Fahrrad ins Lager bringen

Das war jetzt ein recht kurzer Prozess, der nur aus den Anweisungen besteht. Es gibt auch Prozesse, die eine Art Checkliste haben. Somit schaut man dann, was gemacht werden muss und hakt danach sozusagen die Aufgabe ab, dass sie erledigt ist.

Prozesse – Teil 1

In BWL haben wir uns diesmal mit Prozessen beschäftigt. Dazu haben wir folgenden Text gelesen:

Der Schüler Marco Reich ist begeisterter Mountainbiker. Das nötige Kleingeld dafür will er sich nebenher im Fahrradgeschäft von Karla Napp verdienen. Der Betrieb besteht aus Frau Napp, dem Verkäufer Reinke, der auch für die Reparaturannahme zuständig ist und Frau Krummbiegel für Sekretariats- und Buchhaltungsarbeiten. Frau Napp kümmert sich um den Einkauf der Fahrräder und Ersatzteile sowie die Reparatur.

Napp: Also Marco, pass mal auf! In diesem Ordner sind die Reparaturaufträge für die Fahrräder. Ein Auftrag enthält immer eine Schadensbeschreibung. Du suchst Dir dann das entsprechende Rad im Lager heraus, bringst es in die Werkstatt und reparierst es. Denk aber dran, die Bremsen zu prüfen. Ersatzteile holst Du Dir vor der Reparatur aus dem Lager und notierst sie hier im Büro im Lagerbuch in der Spalte “Entnahme”. Lass’ aber den Ordner im Büro liegen, damit er nicht dreckig wird. Ich hab jetzt einen Termin mit einem Vertreter der Firma Schiwago, fang einfach mal an!

Zwei Stunden später…

Napp: Na Marco, wie geht’s voran?
Marco: Läuft gut, ich hab schon 5 Fahrräder repariert.
Napp: Klasse, dann schreib’ ich schon mal die Rechnungen. Wie lange hast Du denn für die Reparaturen gebraucht und welche Ersatzteile hast Du ausgetauscht?
Marco: Aber Chef, Sie haben mir nicht gesagt, das ich die Zeit aufschreiben soll. Die Ersatzteile hab’ ich nur im Lagerbuch vermerkt, aber bei welchem Fahrrad ich was eingebaut habe… Zumindest hab’ ich noch schnell alle Ketten frisch geölt!
Napp: Nein, das kannst Du den Leuten doch nicht in Rechnung stellen, wenn sie das gar nicht haben wollten! Iiiiiih, im Lagerbuch hast Du ja ganz eklige Fingerabdrücke in Öl hinterlassen, ich hab Dir doch gesagt, dass Du die Einträge vor der Reparatur machen sollst, nicht hinterher mit verschmierten Pfoten! Na ja, schaun wir uns mal die Räder an… Schau mal, hier hast Du vergessen, die Bremsen festzuschrauben!
Marco: Sorry, aber das konnte ich mir vorhin wirklich nicht alles merken. Vielleicht hätte ich mir das ja alles notieren sollen.

Nachdem wir den Text gemeinsam gelesen haben ging es darum erst einmal festzustellen, was alles falsch gelaufen ist und wie man es besser machen kann.

Die Footer sind noch nicht erledigt

Heute schreibe ich wieder mal etwas früher, denn wir haben später noch Wochenmeeting und danach ist keine Zeit mehr, um noch einen Blog zu schreiben.         

Heute früh hatte ich erst einmal eMails aus Leipzig in meinem Posteingang. Nachdem ich mich gestern noch um die Footer gekümmert habe, wurden jetzt ein paar Kleinigkeiten kritisiert. Wie zum Beispiel ein Foto oder dass die Durchwahl nicht gestimmt hat. Also haben meine Kollegin Anja und ich uns hingesetzt und haben uns darum gekümmert, dass die Footer wieder in Ordnung kommen.         

Nächste Woche hoffe ich, dass ich dann noch die Footer unserer Kollegen aus Essen fertig machen kann, dann hab ich das nämlich komplett fertig.

Danach habe ich mich wie jeden Freitag noch um die Shopbewertungen gekümmert und ich habe auch ein paar Kundenanfragen bearbeitet.         

Nachdem ich mich ja in den letzten Tagen so mit den Footern auseinander gesetzt habe, darf ich nun einen Arbeitsprozess dazu schreiben. Und ganz ehrlich gesagt, finde ich, dass das eine wirklich gute Idee ist. Wenn wir das irgendwann mal wieder machen müssen, weiß schon wieder niemand, wie die Footer richtig in das eMail-Programm eingebaut werden. Somit haben die Prozesse wirklich was gutes, wenn es sie gibt.         

In rund einer Stunde haben wir dann noch Wochenmeeting und ich muss mich jetzt dann auch mal noch ein bisschen vorbereiten. Ich wünsche allen ein schönes Wochenende und drückt den Deutschen am Samstag die Daumen.         

Prozesse und Universum Group

Heute habe ich mich größtenteils um die Prozesse gekümmert, da ich Donnerstag und Freitag nicht da sein werde und am Freitag sollen alle Prozesse fertig sein. Es bringt ja nichts Prozesse zu erstellen, wenn diese dann nicht kontrolliert werden. Denn ohne Kontrolle wissen wir nicht, ob diese funktionieren.

Zwischendurch habe ich mich noch um die Shopbewertungen gekümmert, da wir die Auswertungen dringend gebraucht haben. Mein Kollege Tarik hat diese dann dorthin geschickt, wo sie hin sollten.

Am Nachmittag hatte ich dann noch ein Gespräch mit Frau Steinert von der Universum Group. Bei diesem Gespräch bin ich für meine Kollegen Patrick und Mathias eingesprungen, die leider keine Möglichkeit hatten das Gespräch wahrzunehmen, was der Grund war weshalb ich kurzfristig eingearbeitet wurde. Dabei ging es darum, dass die Firma uns ihre Dienste zur Verfügung stellen möchte. Die Firma arbeitet für andere Unternehmen als Inkassofirma, die einem dabei hilft noch ausstehende Beträge ein zu fordern. Außerdem stellen sie auch ein Programm zur Verfügung, mit welchem man den Online-Shop sicherer machen kann. Dazu möchte ich jetzt aber nicht ins Detail gehen, denn was wir genau mit dieser Firma auf die Beine stellen, wenn wir es tun, möchte ich hier nicht allen zugänglich zur Schau stellen.

Das wars auch schon wieder. Bis morgen.

Prozesse und Shoptuning

Was gibt es zum heutigen Tag groß zu erzählen? Im Grunde genommen nicht all zu viel.

Mein Tag hat damit angefangen, dass ich noch einmal meine Prozesse durch gegangen bin. Dabei war es gut, dass ich mal etwas Abstand davon hatte, denn diesmal sind mir Dinge aufgefallen, die ich das letzte Mal nicht bemerkt habe. Mit unter waren kleine Fehler dabei, die ich dann schnell verbessern konnte. Die Fehler lagen unter anderem darin, dass ich einen Schritt im Prozess nicht ausführlich genug gemacht habe oder manche Schritte zu ausführlich. Auch mein Chef hat mal über einen meiner Prozesse geschaut und hat mir Kleinigkeiten genannt, die ich dann sofort verbessert habe. Jetzt hoffe ich, dass er morgen nicht mehr allzu viel an meinen Prozessen verbessern will, so dass ich daran nicht mehr groß was machen muss.

Ein weiterer großer Punkt war heute unser Shoptuning. Dafür haben wir bisher ziemlich viel Zeit investiert und wir sind leider immer noch nicht ganz fertig. Naja, vielleicht liegt das auch daran, dass wir auch noch eine Menge andere Dinge zu tun haben und es uns somit nicht möglich war immer daran weiter zu machen. Ich denke, wenn wir wirklich zu fünft daran durch gearbeitet hätten, dann wären wir jetzt schon fertig. Aber es geht leider nicht immer so wie man es sich gerade wünscht und somit müssen wir eben alle zusammen schauen, dass wir das Thema Shoptuning bald abschließen können.

Auswertungen und Prozesse

Heute war ich die meiste Zeit des Tages damit beschäftigt die Zahlungsarten aus zu werten. Da wir verschiedene Zahlungsarten anbieten, wollen wir ab und zu mal wissen, welche bei den Kunden am besten ankommt. Dafür haben wir in unserer Datenbank eine Datei, in der jede Zahlungsart von jeder Bestellung in jedem Shop angegeben ist. Die Datei wird runter geladen und man kann die Daten, die man braucht übernehmen. Die letzte Überprüfung war schon etwas länger her, weshalb ich relativ lange dafür gebraucht habe das alles auf zu arbeiten. Aber das war auch kein Problem. Danach wurde ich von meinem Chef darum gebeten das ganze in einen Prozess zu “verwandeln”. Dafür habe ich mir alle Schritte erst einmal notiert, damit ich auch in den nächsten Tagen von mir aus daran weiter arbeiten kann.

Heute früh habe ich mich dann noch weiter um die Monatsauswertung gekümmert. Es fehlen nur noch ein paar Tage, dann bin ich auch damit fertig. Allerdings muss ich die Auswertung von einem Kollegen am Freitag fertig machen lassen, da ich nicht da sein werde.

Auch heute durfte die Arbeit an den Prozessen nicht fehlen. Diese sind nun fast fertig bzw. sollten es sein. Unser Chef möchte am Mittwoch drüber schauen und möchte das ganze am Freitag abschließen. Und somit schließe auch ich den heutigen Tag ab. Wir sehen uns morgen.

Die Prozesse sind langsam fertig

Heute startete mein Tag wie fast jeden Freitag mit der Auswertung der Shopbewertungen. Dafür habe ich nicht allzu lange gebraucht, so mit konnte ich recht schnell zur Monatsauswertung über gehen. Dabei konnte ich mich darum kümmern, dass die Auswertung jetzt so gut wie fertig ist und wir nächste Woche locker damit fertig werden können.

Zusätzlich habe ich es heute geschafft meinen Prozess (14 einzelne und doch zusammen gehörende Prozesse) zur Monatsauswertung fertig zu stellen. Jetzt müssen sie nur noch durch geschaut werden, ob soweit alles funktioniert. Wenn dem nicht so ist, muss das ganze noch einmal überarbeitet werden. Jeder von uns hofft natürlich, dass er nichts mehr an seinen Prozessen überarbeiten muss und dass wir dieses Thema dann bald abschließen können. Außerdem wurde mir gezeigt, welchen Prozess ich noch machen soll. Gezeigt wurde mir es deshalb, weil dieser Prozess nur etwa einmal im halben Jahr gemacht wird. Das ist der Grund, weshalb es sehr wichtig ist, dass wir diese Prozesse haben, denn dann müssen auch seltene Arbeitsprozesse nicht jedes Mal wieder erklärt werden.

Wie jeden Freitag haben wir am Ende des Tages noch unser Wochenmeeting. Das ist der Grund, weshalb ich bereits so früh schreibe. Naja, und das war’s dann für heute eigentlich auch schon wieder. Wenn es im Wochenmeeting was wichtiges gibt, werde ich am Montag darüber schreiben. Schönes Wochenende an alle.

Die Prozesse kommen voran

Der heutige Tag musste für alle gut durchstrukturiert werden, denn es gab einiges zu tun.

Zu allererst habe ich mich wie jeden Freitag um die Auswertung der Shopbewertungen gekümmert. Zusätzlich habe ich mich noch darum gekümmert, dass die Monatsauswertung weiter vorankommt. Denn nächste Woche steht noch einiges an und alles muss bis Freitag in zwei Wochen fertig sein.

So auch die Prozesse, die wir erstellen sollen. Wie ich bereits erklärt habe, geht es dabei um Prozesse, die wir immer wieder erledigen müssen und damit auch jeder von uns die Prozesse tätigen kann, wenn ein anderer nicht da ist, werden diese Dateien erstellt, in denen noch einmal Schritt für Schritt alles erklärt wird. Mein Prozess ist etwas aufwendiger und deshalb muss ich jetzt schauen, dass ich bis Mitte oder Ende nächster Woche soweit damit fertig bin, dass ich nur noch Kleinigkeiten zu ändern hätte, falls irgendwas nicht stimmt.

Meinen Blog schreibe ich heute etwas früher, was daran liegt, dass wir uns gleich darum kümmern die Prozesse schon mal ein wenig durchzugehen um zu schauen, wie weit wir sind. Zusätzlich haben wir am Ende des Tages noch unser Wochenmeetung. Das muss noch etwas vorbereitet werden und im Nachhinein werde ich das Protokoll wieder abtippen.