Nachdem dann der Betreff angegeben wurde, lässt man 1 cm Platz, bevor man die Person anspricht, an die der Brief gerichtet wird. Wenn man einen Ansprechpartner hat, spricht man diesen direkt mit “Sehr geehrte/r Herr/Frau,” an. Wenn man keinen direkten Ansprechpartner hat, schreibt man einfach “Sehr geehrte Damen und Herren,”.
Man lässt wieder 1 Zeile Platz, dann schreibt man erst weiter. Hier ist darauf zu achten, dass man klein weiter schreibt, denn der Satz hat mit Sehr geehrte… begonnen und wird an dieser Stelle nur fortgeführt. In diesem ersten Satz, beschreibt man in der Reklamation, wann man etwas bestellt hat, was es genau war und wann man es bekommen hat. Weiter gibt man an, wann einem die Mängel aufgefallen sind und gegebenenfalls wie viele Mängel man festgestellt hat.
Nachdem man wieder 1 Zeile Platz gelassen hat, beschreibt man nun die Fehler, die einem aufgefallen sind. Die Fehler sollten so ausführlich wie möglich beschrieben werden, damit die Firma genau weiß, um welche Fehler es sich handelt.
Nach der Beschreibung der Fehler, lässt man wieder eine Zeile Platz, um dann der Firma mitzuteilen, wie man gerne weiter verfahren möchte. Ob man sein Geld zurück möchte oder ob man Ersatz benötigt. Dazu gibt man der Firma eine angemessene Frist, bis zu der die Firma reagieren bzw. auf die angegebene Begleichung des Schadens reagieren soll. Sollte die Firma dies nicht tun, wäre es gut, wenn der Kunde bereits im Brief angibt, wie er weiter verfahren wird, sollte er bis zum angegebenen Datum keine Antwort erhalten.
Zu guter letzt lässt man wieder eine Zeile Platz, um sich für die Mühe zu bedanken, lässt wieder eine Zeile Platz, um den Brief dann “Mit freundlichen Grüßen” abzuschließen. Danach folgt direkt eine Zeile darunter der Name. Vom unteren Ende des Blattes lässt man wieder 2 cm Platz, um die Anlagen anzugeben. Bei einer Reklamation ist es gut, wenn man eine Kopie von Lieferschein und/oder Rechnung beilegt. Der Platz, der dann noch zwischen dem Namen und der Anlage ist, wird für die Unterschrift benötigt.
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